ANTI-OMKOPING & ANTI-CORRUPTION BELEID

OUTER LIMITS BV

2019


Wat dekt ons beleid?
Dit anti-omkopingsbeleid bestaat om de verantwoordelijkheden van de OUTER LIMITS BV en degenen die eraan werken uiteen te zetten met betrekking tot het observeren en handhaven van onze nul tolerantiepositie ten aanzien van omkoping en corruptie. Het bestaat ook om te fungeren als een bron van informatie en begeleiding voor degenen die werken voor of verbonden zijn met OUTER LIMITS BV. Het helpt hen bij het herkennen van en omgaan met omkoping en corruptie, en begrijpt hun verantwoordelijkheden.

Beleidsverklaring
OUTER LIMITS BV doet er alles aan om op een ethische en eerlijke manier zaken te doen en streeft ernaar systemen te implementeren en te handhaven die garanderen dat omkoping wordt voorkomen. OUTER LIMITS BV heeft nul tolerantie voor omkoping en corrupte activiteiten. We zijn toegewijd om professioneel, eerlijk en integer te handelen in alle zakelijke relaties en relaties, waar dan ook in de wereld waar we actief zijn. OUTER LIMITS BV handhaaft voortdurend alle wetten met betrekking tot anti-omkoping en corruptie in alle rechtsgebieden waarin wij actief zijn. OUTER LIMITS BV erkent dat omkoping en corruptie strafbaar zijn met gevangenisstraf en een boete. Als wordt vastgesteld dat ons bedrijf heeft deelgenomen aan corrupte activiteiten, kunnen we worden onderworpen aan een onbeperkte boete, worden uitgesloten van aanbesteding voor overheidsopdrachten en kunnen we onze reputatie ernstig schaden. Met dit in ons achterhoofd verbinden wij ons om omkoping en corruptie in onze onderneming te voorkomen en onze wettelijke verantwoordelijkheden serieus te nemen.

Wie valt onder het beleid?
Dit anti-omkopingsbeleid is van toepassing op alle OUTER LIMITS BV werknemers (tijdelijk zowel als permanent), consultants, aannemers, stagiairs, gedetacheerd personeel, thuiswerkers, tijdelijke werknemers, uitzendkrachten, vrijwilligers, stagiaires, agenten, sponsors, of enige andere persoon of personen die met ons zijn verbonden (inclusief derden), of een van onze dochterondernemingen of hun werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden. Het beleid is ook van toepassing op leden op elk niveau. In de context van dit beleid verwijst derde partij naar elk individu of elke organisatie waarmee ons bedrijf samenwerkt en waarmee het samenwerkt. Het verwijst naar daadwerkelijke en potentiële klanten, klanten, leveranciers, distributeurs, zakelijke contacten, agenten, adviseurs en overheid- en openbare instanties - dit omvat hun adviseurs, vertegenwoordigers en functionarissen, politici en publieke partijen. Alle regelingen die onze onderneming met een derde partij maakt, zijn onderworpen aan duidelijke contractuele voorwaarden, waaronder specifieke bepalingen die eisen dat de derde partij voldoet aan minimumnormen en -procedures met betrekking tot omkoping en corruptie.

Definitie van omkoping
Omkoping verwijst naar het aanbieden, geven, beloven, vragen, overeenkomen, ontvangen, accepteren of vragen om iets van waarde of voordeel om een actie of beslissing te veroorzaken of te beïnvloeden. Omkoping verwijst naar elke aansporing, beloning of voorwerp / item van waarde aangeboden aan een ander individu om commercieel, contractueel, regelgevend of persoonlijk voordeel te behalen. Omkoping is niet beperkt tot het aanbieden van steekpenningen. Als een persoon aan de ontvangende kant is van omkoping en ze accepteren het, overtreden ze ook de wet. Omkoping is illegaal. Medewerkers mogen zich niet bezighouden met om het even welke vorm van omkoping, of dit nu direct, passief (zoals hierboven beschreven) is of via een derde partij (zoals een agent of distributeur). Ze mogen een buitenlandse overheidsfunctionaris nergens ter wereld omkopen. Ze mogen in geen geval steekpenningen accepteren en als ze niet zeker weten of iets omkoping is of een geschenk of daad van gastvrijheid, moeten ze verder advies inwinnen bij de compliance manager van het bedrijf.

Wat is en wat is NIET acceptabel
Dit gedeelte van het beleid verwijst naar 4 gebieden:
  • Geschenken en gastvrijheid.
  • Faciliterende betalingen.
  • Politieke bijdragen.
  • Bijdragen voor het goede doel.

  • Geschenken en gastvrijheid
  • OUTER LIMITS BV accepteert normale en toepasselijke gebaren van gastvrijheid en goede wil (ongeacht of deze worden gegeven aan / ontvangen van derden) zolang het geven of ontvangen van geschenken voldoet aan de volgende vereisten:

  • Het is niet gemaakt met de bedoeling om de partij aan wie het wordt gegeven te beïnvloeden, om het behoud van een zakelijk of zakelijk voordeel te verkrijgen of te belonen, of als een expliciete of impliciete ruil voor gunsten of voordelen.
  • Het is niet gemaakt met de suggestie dat een terugkeer gunst wordt verwacht.
  • Het is in overeenstemming met de lokale wetgeving.
  • Het wordt gegeven in de naam van het bedrijf, niet in de naam van een persoon.
  • Het omvat geen contant geld of een contant equivalent (bijvoorbeeld een voucher of cadeaubon).
  • Het is passend voor de omstandigheden (bijvoorbeeld het geven van kleine cadeautjes rond Kerstmis of als een klein bedankje aan een bedrijf voor hulp bij een groot project na voltooiing).
  • Het is van een passend type en waarde en wordt op een geschikt moment gegeven, rekening houdend met de reden voor het geschenk.
  • Het wordt openlijk gegeven / ontvangen, niet in het geheim.
  • Het wordt niet selectief gegeven aan een belangrijke, invloedrijke persoon, duidelijk met de bedoeling ze rechtstreeks te beïnvloeden.
  • Het ligt niet boven een bepaalde excessieve waarde, zoals vooraf bepaald door de Legal Counsel of compliance manager van het bedrijf (meestal meer dan € 100).
  • Het is geen aanbod aan of aanvaard van een overheidsfunctionaris of -vertegenwoordiger of politicus of politieke partij, zonder de voorafgaande goedkeuring van de juridische adviseur van het bedrijf.

  • Wanneer het ongepast is om het aanbod van een geschenk te weigeren (dat wil zeggen wanneer een persoon van een bepaalde religie / cultuur iemand ontmoet die aanstoot kan nemen), kan het geschenk worden geaccepteerd zolang het wordt aangegeven bij de juridisch adviseur, die de omstandigheden beoordelen. OUTER LIMITS BV erkent dat de praktijk van het geven en ontvangen van relatiegeschenken varieert tussen landen, regio's, culturen en religies, dus definities van wat acceptabel en onaanvaardbaar is, zullen onvermijdelijk verschillen voor elk.
    Als goede praktijk moeten geschenken die worden gegeven en ontvangen altijd worden bekendgemaakt aan de juridische adviseur. Geschenken van leveranciers moeten altijd worden bekendgemaakt. De intentie achter een gegeven / ontvangen geschenk moet altijd in overweging worden genomen. Als er enige onzekerheid is, dient het advies van een juridische adviseur te worden ingewonnen.

  • Faciliterende betalingen en smeergeld
  • OUTER LIMITS BV accepteert en zal geen enkele vorm van faciliterende betalingen van welke aard dan ook doen. We erkennen dat faciliterende betalingen een vorm van omkoping zijn waarbij het gaat om het bespoedigen of faciliteren van de prestaties van een openbare ambtenaar voor een routineuze overheidsactie. We erkennen dat ze meestal worden gemaakt door ambtenaren op een laag niveau met de bedoeling om de uitvoering van een bepaalde taak of actie te beveiligen of te versnellen.
    OUTER LIMITS BV staat niet toe dat smeergelden worden gemaakt of geaccepteerd. We erkennen dat smeergeld doorgaans wordt gemaakt in ruil voor een zakelijke gunst of voordeel.
    OUTER LIMITS BV erkent dat, ondanks ons strikt beleid inzake betalingen en smeergelden, werknemers mogelijk te maken krijgen met situaties waarin het vermijden van een faciliterende betaling of terugslag de persoonlijke veiligheid van hun / hun gezin in gevaar kan brengen. Onder deze omstandigheden moeten de volgende stappen worden ondernomen:
  • Houd elk bedrag tot het minimum.
  • Vraag om een ontvangstbewijs met details over het bedrag en de reden van de betaling.
  • Maak een verslag met betrekking tot de betaling.
  • Rapporteer dit incident aan uw lijnmanager.

  • Politieke bijdragen
  • OUTER LIMITS BV doet geen giften, hetzij in contanten, op een vriendelijke manier of op enige andere manier, om politieke partijen of kandidaten te ondersteunen. We erkennen dat dit kan worden gezien als een poging om een ongepast zakelijk voordeel te behalen.

  • Bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen
  • OUTER LIMITS BV accepteert (en moedigt ook) de donatie aan liefdadigheidsinstellingen aan - door middel van diensten, kennis, tijd of directe financiële bijdragen (contant of anderszins) - en stemt ermee in alle liefdadigheidsbijdragen die zij doet bekend te maken.
    Medewerkers moeten ervoor zorgen dat liefdadigheidsbijdragen niet worden gebruikt om daden van omkoping te vergemakkelijken en verbergen.
    We zullen ervoor zorgen dat alle gedane liefdadigheidsdonaties wettig en ethisch zijn volgens lokale wetten en praktijken, en dat donaties niet worden aangeboden / gedaan zonder de goedkeuring van de juridische adviseur.

    Verantwoordelijkheden van de werknemer
    Als een werknemer van OUTER LIMITS BV moet u ervoor zorgen dat u de informatie in dit beleid leest en begrijpt, en met elke training of andere informatie tegen omkoping en corruptie die u krijgt. Alle werknemers en degenen onder onze controle zijn in gelijke mate verantwoordelijk voor de preventie, detectie en rapportage van omkoping en andere vormen van corruptie. Ze moeten activiteiten vermijden die zouden kunnen leiden tot, of impliceren, een schending van dit anti-omkopingsbeleid.
    Als u redenen hebt om aan te nemen of te vermoeden dat er in de toekomst een geval van omkoping of corruptie is opgetreden of zal plaatsvinden dat in strijd is met dit beleid, moet u dit melden bij de compliance manager. Als een medewerker dit beleid schendt, zullen ze worden geconfronteerd met disciplinaire maatregelen en kunnen ze worden geconfronteerd met ontslag wegens grove fouten. OUTER LIMITS BV heeft het recht om een contractuele relatie met een werknemer te beëindigen als deze inbreuk maakt op dit anti-omkopingsbeleid.

    Wat gebeurt er als ik een probleem moet melden?
    Dit deel van het beleid heeft betrekking op 3 gebieden:
  • Hoe maak je je zorgen kenbaar.
  • Wat te doen als u het slachtoffer bent van omkoping of corruptie.
  • Bescherming.

  • Hoe u een probleem aankaart
  • Als u vermoedt dat er een geval van omkoping of corrupte activiteiten plaatsvindt met betrekking tot OUTER LIMITS BV, wordt u aangemoedigd om uw bezorgdheid in een zo vroeg mogelijk stadium naar voren te brengen. Als u niet zeker weet of een bepaalde actie of gedrag kan worden beschouwd als omkoping of corruptie, moet u contact opnemen met uw lijnmanager, hoger management en / of de juridische adviseur.
    OUTER LIMITS BV zal alle medewerkers vertrouwd maken met de procedures voor klokkenluiders, zodat medewerkers snel en vertrouwelijk hun zorgen kunnen uiten.

  • Wat te doen als u het slachtoffer bent van omkoping of corruptie
  • U moet de juridisch adviseur zo snel mogelijk op de hoogte stellen als u door iemand iemand omkoping wordt aangeboden als u wordt gevraagd om er een te maken, als u vermoedt dat u in de nabije toekomst kunt worden omgekocht of wordt gevraagd om steekpenningen te doen, of als u reden om te geloven dat u een slachtoffer bent van een andere corrupte activiteit.

  • Bescherming
  • Als u weigert om steekpenningen te accepteren of aan te bieden of als u een probleem met betrekking tot mogelijke daden van omkoping of corruptie meldt, begrijpt OUTER LIMITS BV dat u zich mogelijk zorgen maakt over mogelijke repercussies. OUTER LIMITS BV zal iedereen die volgens dit beleid te goeder trouw te goed doet, steunen, zelfs als uit het onderzoek blijkt dat ze zich vergissen.

    OUTER LIMITS BV zal ervoor zorgen dat niemand enige nadelige behandeling ondervindt als gevolg van het weigeren om steekpenningen of andere corrupte activiteiten te accepteren of aan te bieden of omdat ze een bezorgdheid hebben gemeld met betrekking tot mogelijke handeling (en) van omkoping of corruptie. Een nadelige behandeling verwijst naar ontslag, disciplinaire maatregelen, traktaties of ongunstige behandeling in relatie tot de bezorgdheid van het individu.
    Als u reden hebt om te geloven dat u ten onrechte bent behandeld als gevolg van een bezorgdheid of een weigering om steekpenningen te aanvaarden, dient u uw lijnmanager of de juridische adviseur hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen.

    Training en communicatie
    OUTER LIMITS BV geeft training over dit beleid als onderdeel van het introductieproces voor alle nieuwe werknemers. Medewerkers krijgen ook regelmatig relevante training over hoe ze zich aan dit beleid moeten houden en zullen jaarlijks worden gevraagd om formeel te accepteren dat ze zich aan dit beleid zullen houden. Het anticorruptie- en corruptiebeleid van OUTER LIMITS BV en een nultolerantiebeleid zullen duidelijk worden gecommuniceerd aan alle leveranciers, contractanten, zakelijke partners en eventuele derden bij het begin van zakelijke relaties en zo nodig daarna. OUTER LIMITS BV zal relevante anti-omkoping- en corruptietraining verzorgen voor werknemers enz., Waar we van mening zijn dat hun kennis van hoe te voldoen aan de Bribery Act moet worden verbeterd. Als goede praktijk dienen alle bedrijven hun werknemers een anti-omkopingsopleiding te geven, waarbij het risico bestaat dat zij tijdens de werkzaamheden omkoping of corruptie ervaren.

    Registratie
    OUTER LIMITS BV houdt gedetailleerde en nauwkeurige financiële gegevens bij en zal passende interne controles uitvoeren om als bewijs voor alle uitgevoerde betalingen te fungeren. We zullen verklaren en bijhouden wat het bedrag en de reden voor gastvrijheid of geschenken zijn die zijn aanvaard en gegeven en begrijpen dat geschenken en daden van gastvrijheid onderhevig zijn aan managementreview.
    <